CRPA – kto musi się zarejestrować i jak uzyskać wpis do Centralnego Rejestru Podmiotów Akcyzowych?

Centralny Rejestr Podmiotów Akcyzowych, czyli CRPA, jest elektronicznym rejestrem obejmującym przedsiębiorców i inne podmioty wykonujące określone czynności związane z wyrobami akcyzowymi. Rejestracja odbywa się przez Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych – PUESC.

Obowiązek wpisu nie dotyczy jednak każdej firmy, która kupuje paliwo, alkohol, energię lub inne wyroby akcyzowe. Decydujące znaczenie ma charakter wykonywanej czynności, przeznaczenie wyrobu oraz status podmiotu wynikający z ustawy o podatku akcyzowym.

Przed rozpoczęciem działalności trzeba więc ustalić nie tylko, czy dany produkt jest wyrobem akcyzowym, lecz także czy planowane wykorzystanie, nabycie, produkcja, magazynowanie albo obrót powodują obowiązek rejestracji w CRPA. Błędna kwalifikacja może prowadzić do utraty prawa do zwolnienia, problemów z obsługą przemieszczeń wyrobów oraz odpowiedzialności karnej skarbowej.

Czym jest Centralny Rejestr Podmiotów Akcyzowych?

CRPA jest centralnym, prowadzonym elektronicznie rejestrem danych podmiotów związanych z podatkiem akcyzowym. Funkcjonuje od 1 lutego 2021 roku i zastąpił wcześniejsze lokalne rejestry prowadzone przez organy podatkowe oraz zgłoszenia składane na formularzu AKC-R.

Rejestracja przez PUESC umożliwia organom identyfikację podmiotu, wykonywanych przez niego czynności akcyzowych, wykorzystywanych wyrobów oraz miejsc prowadzenia działalności lub zużywania produktów objętych szczególnymi zasadami.

W CRPA ujawniane są między innymi dane przedsiębiorców prowadzących składy podatkowe, zarejestrowanych odbiorców i wysyłających, podmiotów pośredniczących, a także firm wykorzystujących określone wyroby objęte zwolnieniem lub zerową stawką akcyzy ze względu na przeznaczenie.

Wpis do rejestru nie jest jednak samodzielnym zezwoleniem na prowadzenie każdego rodzaju działalności akcyzowej. Jeżeli przepisy wymagają uzyskania zezwolenia, złożenia zabezpieczenia akcyzowego albo spełnienia dodatkowych warunków, sama rejestracja w CRPA ich nie zastępuje.

Kto musi zarejestrować się w CRPA?

Obowiązek rejestracji obejmuje przede wszystkim podmioty prowadzące działalność gospodarczą w zakresie wyrobów akcyzowych. Nie ogranicza się jednak wyłącznie do producentów alkoholu, paliw czy wyrobów tytoniowych.

Zgłoszenia mogą wymagać również przedsiębiorcy, którzy wykorzystują produkty akcyzowe jako surowiec, nabywają je z innych państw Unii Europejskiej, korzystają ze zwolnienia ze względu na przeznaczenie albo prowadzą działalność pośredniczącą.

Do CRPA rejestrują się w szczególności podmioty, które:

• prowadzą skład podatkowy lub działają jako zarejestrowany odbiorca albo zarejestrowany wysyłający,
• wykonują czynności opodatkowane akcyzą,
• zużywają wyroby akcyzowe objęte zwolnieniem ze względu na przeznaczenie,
• wykorzystują wyroby wymienione w załączniku nr 2 do ustawy, objęte zerową stawką ze względu na ich przeznaczenie,
• prowadzą działalność jako pośredniczący podmiot węglowy lub gazowy,
• sprowadzają w ramach działalności wyroby akcyzowe albo samochody osobowe z innych państw Unii Europejskiej,
• prowadzą miejsce niszczenia określonych wyrobów objętych zwolnieniem,
• występują jako podmiot reprezentujący zagranicznego dostawcę,
• chcą uzyskać status albo numer wymagany przy przemieszczaniu wyrobów akcyzowych.

Obowiązek może dotyczyć także podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej, które nie są osobami fizycznymi i zużywają określone wyroby zwolnione z akcyzy. Przykładem mogą być jednostki samorządu terytorialnego, służby mundurowe lub inne jednostki organizacyjne korzystające z paliw lotniczych, żeglugowych albo gazu LPG do celów opałowych na zasadach przewidzianych w ustawie.

Zużywanie wyrobów zwolnionych a obowiązek rejestracji

Częstym źródłem błędów jest przekonanie, że skoro dany wyrób korzysta ze zwolnienia z akcyzy, jego nabywca nie ma żadnych obowiązków rejestracyjnych.

W rzeczywistości zwolnienie może być uzależnione od sposobu wykorzystania produktu oraz statusu odbiorcy. Firma wykorzystująca alkohol do produkcji leków, aromatów, octu lub określonych artykułów spożywczych może być zobowiązana do wpisu w CRPA, mimo że zużycie spełnia warunki zwolnienia.

Podobnie może być w przypadku gazu wykorzystywanego do celów opałowych, rozpuszczalników lub innych wyrobów energetycznych stosowanych w procesach produkcyjnych. Rejestracja służy wówczas potwierdzeniu statusu podmiotu i umożliwia monitorowanie, czy produkt jest wykorzystywany zgodnie z zadeklarowanym przeznaczeniem.

Samo zwolnienie z zapłaty akcyzy nie oznacza więc automatycznego zwolnienia z obowiązku rejestracji.

Kto nie musi rejestrować się w CRPA?

Nie każdy podmiot mający kontakt z wyrobami akcyzowymi podlega wpisowi. Osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, co do zasady nie ma obowiązku rejestracji w CRPA. Może natomiast dobrowolnie zgłosić zużywanie gazu LPG zwolnionego z akcyzy do celów opałowych.

Przepisy przewidują również szczególne wyłączenia. Rejestracja nie jest wymagana między innymi od podmiotów produkujących i zużywających energię elektryczną z generatorów o łącznej mocy nieprzekraczającej 1 MW, jeżeli spełnione są ustawowe warunki dotyczące akcyzy od wykorzystywanych wyrobów energetycznych.

Odrębne zasady dotyczą zużywających i pośredniczących podmiotów olejowych, które składają uproszczone zgłoszenie rejestracyjne. Pośredniczący podmiot tytoniowy nie rejestruje się natomiast w CRPA, lecz musi uzyskać wpis do odrębnego rejestru pośredniczących podmiotów tytoniowych.

Nie wystarczy zatem ustalić, że firma obraca produktem akcyzowym. Trzeba jeszcze sprawdzić, czy zastosowanie ma CRPA, rejestr uproszczony, odrębny rejestr albo szczególne wyłączenie.

Kiedy trzeba dokonać rejestracji w CRPA?

Podmiot rozpoczynający działalność nie kieruje się historycznym terminem 30 czerwca 2021 roku. Data ta dotyczyła podmiotów działających w okresie wdrażania centralnego rejestru.

Obecnie zgłoszenia należy zasadniczo dokonać przed rozpoczęciem czynności, która powoduje obowiązek rejestracyjny. W zależności od sytuacji będzie to dzień poprzedzający:

• wykonanie pierwszej czynności opodatkowanej akcyzą,
• pierwsze wykorzystanie wyrobu objętego zwolnieniem,
• pierwsze wykorzystanie wyrobu objętego zerową stawką ze względu na przeznaczenie,
• pierwsze nabycie wewnątrzwspólnotowe określonego wyrobu,
• rozpoczęcie działalności jako pośredniczący podmiot węglowy lub gazowy,
• pierwszą czynność wykonywaną w miejscu niszczenia wyrobów.

Rejestracji nie należy więc odkładać do momentu złożenia pierwszej deklaracji albo otrzymania pierwszej faktury. Wpis powinien poprzedzać zdarzenie wskazane w ustawie.

Rejestracja firmy na PUESC a wpis do CRPA

Rejestracja na PUESC i wpis do CRPA to powiązane, ale nieidentyczne czynności. Firma może już posiadać konto i numer ID SISC, a jednocześnie nie być zarejestrowana w obszarze akcyzy.

Sposób postępowania zależy od dotychczasowego statusu podmiotu:

Przed wysłaniem formularza osoba działająca w imieniu firmy musi mieć konto PUESC z rozszerzonym zakresem uprawnień. Jeżeli nie jest właścicielem ani osobą uprawnioną do samodzielnej reprezentacji, konieczne może być wcześniejsze zarejestrowanie powiązania lub pełnomocnictwa.

Jak zarejestrować firmę w CRPA?

Proces rozpoczyna się od założenia konta osoby fizycznej na PUESC i uzyskania rozszerzonego zakresu uprawnień. Następnie trzeba zarejestrować dane firmy albo przejść do kontekstu podmiotu już istniejącego w systemie.

Przy nowej rejestracji wykorzystywany jest formularz WRP0001. Jeżeli firma posiada już ID SISC, należy skorzystać z formularza WRP0002, który umożliwia dodanie obszaru akcyzowego oraz uzupełnienie danych wymaganych do wpisu w CRPA.

We wniosku wskazuje się między innymi dane identyfikacyjne firmy, formę prawną, adresy, rodzaj wykonywanych czynności, właściwy organ podatkowy, miejsca prowadzenia działalności oraz rodzaje wyrobów akcyzowych. W wybranych przypadkach konieczne jest również podanie kodów CN produktów.

Zakres informacji zależy od statusu podmiotu. Innych danych będzie potrzebował przedsiębiorca zużywający alkohol w produkcji żywności, innych pośredniczący podmiot gazowy, a jeszcze innych podmiot dokonujący nabyć wewnątrzwspólnotowych.

Wniosek podpisuje się podpisem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo zaawansowanym podpisem elektronicznym weryfikowanym certyfikatem celnym. Po podpisaniu dokument należy wysłać z poziomu PUESC.

UPO nie jest potwierdzeniem wpisu do CRPA

Po wysłaniu formularza system generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru. UPO potwierdza, że dokument został prawidłowo przekazany do systemu, ale nie oznacza jeszcze, że firma została wpisana do CRPA.

Wniosek podlega weryfikacji. Urząd może zaakceptować zgłoszenie albo wezwać do uzupełnienia danych lub dokumentów.

Zakończenie procesu potwierdza odrębny dokument dostępny w sekcji „Mój pulpit – Dokumenty”. W zależności od rodzaju procedury może to być informacja o nadaniu ID SISC, potwierdzenie aktualizacji danych podmiotu albo informacja o konieczności usunięcia braków.

Przed wykonaniem pierwszej czynności akcyzowej warto więc upewnić się, że sprawa nie ma już statusu „w toku” i że wpis rzeczywiście został dokonany.

Jak sprawdzić, czy firma jest wpisana do CRPA?

Status podmiotu można zweryfikować za pomocą wyszukiwarki dostępnej na PUESC. W zależności od dostępnych danych wyszukiwanie może odbywać się po numerze NIP, ID SISC, EORI albo nazwie firmy.

Weryfikacja jest przydatna nie tylko w odniesieniu do własnego podmiotu. Firma sprzedająca określone wyroby akcyzowe może potrzebować potwierdzenia, że jej kontrahent posiada wymagany wpis lub odpowiedni status.

Na PUESC publikowane są również listy pośredniczących podmiotów węglowych i gazowych. Samo zapewnienie kontrahenta o posiadaniu statusu nie powinno zastępować sprawdzenia aktualnych danych, jeżeli od statusu odbiorcy zależy sposób zastosowania zwolnienia lub opodatkowania.

Czy wpis do CRPA oznacza obowiązek składania deklaracji?

Nie. Obowiązek rejestracyjny i obowiązek składania deklaracji akcyzowych są odrębnymi zagadnieniami.

Firma może być wpisana do CRPA, ponieważ wykorzystuje wyrób zwolniony z akcyzy albo objęty zerową stawką ze względu na przeznaczenie, a jednocześnie nie mieć obowiązku składania okresowych deklaracji akcyzowych.

Z drugiej strony podatnicy produkujący, sprzedający albo sprowadzający wyroby akcyzowe mogą być zobowiązani zarówno do rejestracji, jak i do składania deklaracji oraz zapłaty podatku.

Po wpisie do CRPA trzeba zatem odrębnie ustalić obowiązki dotyczące deklaracji, ewidencji, dokumentów dostawy, systemu EMCS, znaków akcyzy, zabezpieczenia akcyzowego i zezwoleń.

Aktualizacja danych w CRPA

Dane ujawnione w rejestrze muszą odpowiadać rzeczywistej sytuacji podmiotu. Jeżeli nastąpi zmiana informacji zawartych w zgłoszeniu, należy zgłosić ją w terminie siedmiu dni od dnia, w którym wystąpiła.

Aktualizacji mogą wymagać między innymi zmiana nazwy, formy prawnej, adresu, miejsc prowadzenia działalności, zakresu wykonywanych czynności, wykorzystywanych wyrobów albo danych kontaktowych.

Firma posiadająca już ID SISC składa aktualizację przez formularz WRP0002. Samo zaktualizowanie wpisu w CEIDG albo KRS nie zawsze wystarcza do zmiany pełnego zakresu danych akcyzowych w CRPA.

Szczególnej uwagi wymagają zmiany zakresu działalności. Rozpoczęcie nowej czynności albo wykorzystanie innego rodzaju wyrobu może wymagać aktualizacji jeszcze przed wykonaniem pierwszej operacji.

Jak wyrejestrować firmę z CRPA?

Zakończenie działalności gospodarczej nie zawsze powoduje automatyczne usunięcie danych z CRPA. Podmiot, który zaprzestaje wykonywania działalności lub czynności objętych zgłoszeniem, powinien poinformować o tym właściwy organ w terminie siedmiu dni.

Jeżeli firma całkowicie kończy działalność akcyzową, w formularzu WRP0002 należy wybrać opcję wyrejestrowania z CRPA. Gdy rezygnuje tylko z części czynności, ale nadal prowadzi inną działalność objętą rejestrem, właściwa będzie aktualizacja zakresu danych, a nie pełne wykreślenie.

Wyrejestrowania nie należy mylić z zamknięciem konta PUESC ani wykreśleniem działalności z CEIDG lub KRS. Są to odrębne procesy.

Konsekwencje braku rejestracji w CRPA

Niedokonanie wymaganego zgłoszenia nie jest wyłącznie błędem technicznym. Może prowadzić do zakwestionowania prawa do stosowania zwolnienia, problemów z dokumentowaniem obrotu oraz niemożności prawidłowej realizacji niektórych procedur akcyzowych.

Kodeks karny skarbowy przewiduje odpowiedzialność za brak zgłoszenia rejestracyjnego, złożenie go po terminie, brak aktualizacji, spóźnione wyrejestrowanie lub podanie danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym. Czyn taki może być zagrożony grzywną do 120 stawek dziennych.

Nie oznacza to, że każda spóźniona rejestracja automatycznie prowadzi do nałożenia najwyższej kary. Znaczenie mają okoliczności, charakter naruszenia, jego skutki i zachowanie osoby odpowiedzialnej. Nie należy jednak przedstawiać obowiązku CRPA jako pozbawionej konsekwencji formalności.

Spóźniona rejestracja i czynny żal

Jeżeli firma rozpoczęła już działalność wymagającą rejestracji, a zgłoszenie nie zostało dokonane w terminie, powinna niezwłocznie uzupełnić obowiązek.

W zależności od okoliczności można również rozważyć złożenie czynnego żalu, czyli zawiadomienia o popełnieniu czynu zabronionego wraz z opisem istotnych okoliczności. Skuteczność czynnego żalu zależy od spełnienia warunków określonych w Kodeksie karnym skarbowym, w szczególności od momentu jego złożenia i tego, czy organ posiadał już udokumentowaną wiedzę o naruszeniu.

Samo przesłanie spóźnionego formularza nie zastępuje analizy odpowiedzialności karnej skarbowej. W przypadku dłuższego opóźnienia albo wykonywania wielu czynności przed rejestracją warto zweryfikować również deklaracje, ewidencje i prawidłowość zastosowanych zwolnień.

Najczęstsze błędy przy rejestracji CRPA

Jednym z najczęstszych błędów jest utożsamianie posiadania konta PUESC z wpisem do CRPA. Firma może mieć aktywne konto i ID SISC, ale nie posiadać zarejestrowanego obszaru akcyzowego.

Problemem bywa również opieranie się na historycznym terminie 30 czerwca 2021 roku zamiast ustalenia daty pierwszej planowanej czynności. Nowa firma powinna zarejestrować się przed rozpoczęciem działalności objętej obowiązkiem, a nie dopiero po zakończeniu pierwszego okresu rozliczeniowego.

Podmioty niekiedy wybierają niewłaściwy formularz albo nie wskazują wszystkich miejsc prowadzenia działalności, kodów CN i sposobów wykorzystania wyrobów. Zdarza się również, że traktują UPO jako ostateczne potwierdzenie wpisu i rozpoczynają działalność, mimo że wniosek nadal podlega weryfikacji.

Kolejnym błędem jest założenie, że wpis automatycznie zastępuje zezwolenia, deklaracje i ewidencje. CRPA jest jednym z elementów systemu akcyzowego, a nie kompletnym potwierdzeniem spełnienia wszystkich obowiązków.