Wniosek o niezaleganie z US – jak złożyć i uzyskać zaświadczenie?

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach może być potrzebne przy kredycie, leasingu, przetargu, dotacji, zawieraniu większej umowy z kontrahentem albo innych formalnościach, w których trzeba potwierdzić prawidłowe rozliczenia z fiskusem.

Uzyskanie dokumentu nie jest skomplikowane. Najwygodniej zrobić to przez e-Urząd Skarbowy, gdzie wniosek można złożyć online, a zaświadczenie otrzymać bez opłaty skarbowej. Nadal możliwe jest również złożenie wniosku papierowo w urzędzie, wysłanie go pocztą albo skorzystanie z e-Doręczeń. Ministerstwo Finansów udostępnia w e-US przygotowany i wstępnie wypełniony formularz dotyczący zaświadczenia o niezaleganiu lub stanie zaległości.

Warto od razu wyjaśnić częste nieporozumienie związane z nazwą dokumentu. ZAS-W jest symbolem zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości, a nie nazwą odrębnego formularza, który podatnik musi samodzielnie przygotować. W e-Urzędzie Skarbowym składa się wniosek o wydanie takiego zaświadczenia.

Co potwierdza zaświadczenie o niezaleganiu z urzędu skarbowego?

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach jest dokumentem wydawanym przez organ podatkowy na wniosek zainteresowanego. Potwierdza stan faktyczny lub prawny istniejący w dniu wydania dokumentu, a więc nie daje gwarancji, że podatnik również później będzie pozostawał bez zaległości. Wynika to wprost z art. 306a § 3 Ordynacji podatkowej.

Jeżeli podatnik nie ma zaległości, urząd potwierdzi ich brak. Jeżeli natomiast zaległości istnieją, wydane zaświadczenie może wskazywać ich stan. Oficjalny wzór dokumentu nosi oznaczenie ZAS-W – „Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości”. Zaświadczenie jest wydawane na podstawie dokumentacji organu podatkowego oraz informacji uzyskanych od innych organów podatkowych.

Na żądanie podatnika dokument może zawierać również dodatkowe informacje, między innymi o prowadzonym postępowaniu dotyczącym ujawnienia zaległości, postępowaniu egzekucyjnym, okresach i tytułach powstałych zaległości, a także podatkach, których termin płatności został odroczony lub które rozłożono na raty.

Zaświadczenie może być potrzebne między innymi przy ubieganiu się o kredyt lub leasing, uczestnictwie w zamówieniach publicznych, korzystaniu z niektórych dotacji albo potwierdzaniu sytuacji finansowej przedsiębiorcy. Nie należy go jednak mylić z zaświadczeniem o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS. Są to dwa odrębne dokumenty wydawane przez różne instytucje.

Czy ZAS-W jest wnioskiem o niezaleganie?

Nie. ZAS-W jest oznaczeniem zaświadczenia wydawanego przez organ podatkowy. Podatnik składa natomiast wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości.

W e-Urzędzie Skarbowym nie trzeba przygotowywać własnego pisma od podstaw. System udostępnia przygotowany i wstępnie wypełniony formularz dotyczący ZAS-W. Jeżeli potrzebnego rodzaju wniosku nie ma na liście dostępnych dokumentów, można również skorzystać z pisma ogólnego i wskazać, jakiego zaświadczenia się potrzebuje.

Przy składaniu sprawy papierowo można natomiast wykorzystać wzór wniosku udostępniany przez Ministerstwo Finansów. Aktualny wzór znajduje się w serwisie podatki.gov.pl.

Jak najszybciej uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu?

Dla większości podatników i przedsiębiorców najprostszą ścieżką jest e-Urząd Skarbowy. Usługa jest dostępna zarówno dla osób fizycznych, jak i organizacji posiadających konto w e-US. Konto organizacji może być przypisane między innymi spółce kapitałowej lub osobowej, fundacji, stowarzyszeniu czy innej jednostce posiadającej NIP.

W praktyce należy:

1. zalogować się do e-Urzędu Skarbowego lub aplikacji e-US,
2. wybrać usługę dotyczącą zaświadczeń,
3. otworzyć wniosek o zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości,
4. sprawdzić i uzupełnić wymagane dane,
5. wysłać wniosek,
6. po wystawieniu dokumentu pobrać go z e-Urzędu Skarbowego.

W wielu przypadkach zaświadczenie może zostać wygenerowane automatycznie. KAS wskazywała, że elektroniczne ZAS-W może być dostępne nawet w ciągu kilku minut od złożenia wniosku, choć ustawowy termin pozostaje dłuższy. Automatycznie wystawiony dokument jest opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Szefa KAS, natomiast dokument przygotowany przez urząd może być podpisany elektronicznie przez upoważnionego pracownika.

Ważna jest również forma dokumentu. Oryginałem elektronicznego zaświadczenia jest plik otrzymany z e-Urzędu Skarbowego. Ma on taką samą moc prawną jak dokument papierowy i w tej elektronicznej postaci najlepiej przekazać go bankowi, leasingodawcy czy innej instytucji. Sam wydruk elektronicznego pliku nie staje się przez wydrukowanie papierowym oryginałem zaświadczenia.

Ile kosztuje zaświadczenie o niezaleganiu?

Za wydanie zaświadczenia o niezaleganiu nie zawsze trzeba płacić. Jeżeli wniosek o ZAS-W zostanie złożony przez e-Urząd Skarbowy lub aplikację e-US, zaświadczenie jest wydawane bezpłatnie. Opłata skarbowa pojawia się natomiast przy wniosku składanym w formie papierowej lub przez e-Doręczenia i wynosi 21 zł za każdy egzemplarz zaświadczenia.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca, który potrzebuje jednego dokumentu i składa wniosek online w e-US, nie ponosi żadnych kosztów. Jeżeli wybierze tradycyjną ścieżkę i potrzebuje dwóch egzemplarzy, zapłaci łącznie 42 zł. W niektórych przypadkach przewidzianych w ustawie o opłacie skarbowej mogą mieć zastosowanie zwolnienia z opłaty.

Ile czeka się na zaświadczenie z urzędu skarbowego?

Ordynacja podatkowa stanowi, że zaświadczenie powinno zostać wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Siedem dni jest więc terminem maksymalnym przewidzianym w przepisach, a nie standardowym czasem oczekiwania w każdej sprawie.

Przy wniosku składanym przez e-Urząd Skarbowy dokument może pojawić się znacznie wcześniej, szczególnie gdy może zostać wygenerowany automatycznie. Jeżeli natomiast dane wymagają sprawdzenia lub urząd musi przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, wydanie zaświadczenia może potrwać dłużej niż w prostych, automatycznych przypadkach. Ordynacja podatkowa pozwala organowi przed wydaniem zaświadczenia przeprowadzić w niezbędnym zakresie postępowanie wyjaśniające.

W ciągu ustawowego terminu urząd powinien wydać zaświadczenie albo postanowienie, na przykład o odmowie wydania zaświadczenia lub wydania go o żądanej przez podatnika treści.

Jak długo ważne jest zaświadczenie o niezaleganiu?

Przepisy nie określają jednego, uniwersalnego terminu ważności zaświadczenia ZAS-W. Dokument potwierdza bowiem sytuację podatnika na dzień jego wydania.

Jeżeli więc zaświadczenie zostało wystawione 10 września, potwierdza stan rozliczeń istniejący właśnie tego dnia. Jeżeli 11 września powstanie nowa zaległość, wcześniejszy dokument nie potwierdza sytuacji podatnika na ten kolejny dzień.

Dlatego bank, leasingodawca, zamawiający albo inna instytucja może określić własne wymagania dotyczące aktualności dokumentu, na przykład żądać zaświadczenia wystawionego nie wcześniej niż 30 dni przed jego przedstawieniem. Przed złożeniem wniosku warto więc sprawdzić wymagania podmiotu, któremu dokument ma zostać przekazany.

Czy spółka z o.o. może uzyskać zaświadczenie online?

Tak. Spółka z o.o. może korzystać z konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym, a za jego pośrednictwem składać pisma i wnioski, w tym wniosek dotyczący ZAS-W. Ministerstwo Finansów wskazuje wprost, że przygotowany formularz ZAS-W jest dostępny również na koncie organizacji.

Do konta organizacji muszą mieć dostęp odpowiednio uprawnione osoby. Użytkownik konta organizacji z dostępem podstawowym może wykonywać czynności w e-US, natomiast dostęp rozszerzony dodatkowo pozwala zarządzać uprawnieniami innych użytkowników. Pełnomocnik ogólny może natomiast działać w imieniu organizacji ze swojego własnego konta osoby fizycznej.

Czy księgowa albo pełnomocnik może złożyć wniosek za przedsiębiorcę?

Tak, ale trzeba rozróżnić sposób działania pełnomocnika. Jeżeli księgowa lub inna osoba chce złożyć wniosek w imieniu podatnika bezpośrednio za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego ze swojego konta, musi posiadać pełnomocnictwo ogólne PPO-1. Ministerstwo Finansów wskazuje, że bez aktywnego PPO-1 możliwość składania takich wniosków za inną osobę lub podmiot w e-US jest zablokowana.

Nie oznacza to jednak, że PPO-1 jest jedynym rodzajem pełnomocnictwa możliwym przy sprawie dotyczącej zaświadczenia. W konkretnej sprawie podatnik może ustanowić również pełnomocnika szczególnego na formularzu PPS-1. Takie pełnomocnictwo upoważnia do działania w dokładnie wskazanej sprawie i przed określonym organem. Złożenie PPS-1 może wiązać się z opłatą skarbową w wysokości 17 zł, chyba że zastosowanie ma zwolnienie.

Nie należy natomiast utożsamiać PPO-1 ani PPS-1 z formularzem UPL-1. UPL-1 służy przede wszystkim do upoważnienia innej osoby do podpisywania deklaracji podatkowych składanych elektronicznie i nie daje automatycznie prawa do składania wszystkich innych wniosków i podań w imieniu podatnika.

Czy wniosek można złożyć osobiście albo pocztą?

Tak. Skorzystanie z e-Urzędu Skarbowego nie jest obowiązkowe. Wniosek papierowy można dostarczyć osobiście do urzędu skarbowego albo wysłać pocztą. Możliwe jest również przesłanie wniosku za pośrednictwem e-Doręczeń.

W przypadku wniosku papierowego należy podać dane umożliwiające identyfikację podatnika, wskazać, jakiego zaświadczenia się żąda, oraz podpisać dokument. Warto również określić oczekiwaną formę odbioru. Do wniosku objętego opłatą należy dołączyć potwierdzenie jej wniesienia.

Przy tradycyjnej ścieżce za ZAS-W obowiązuje co do zasady opłata skarbowa 21 zł za każdy egzemplarz. Jeżeli w sprawie działa pełnomocnik, trzeba dodatkowo zadbać o prawidłowe umocowanie.

Co urząd sprawdza przed wydaniem zaświadczenia?

Zaświadczenie ZAS-W jest wydawane na podstawie dokumentacji organu podatkowego oraz informacji otrzymanych od innych organów podatkowych. Urząd nie ogranicza się więc wyłącznie do sprawdzenia jednej wpłaty czy ostatniej deklaracji.

Przed wydaniem dokumentu organ sprawdza również, czy wobec wnioskodawcy nie jest prowadzone postępowanie mające na celu ustalenie lub określenie wysokości zobowiązania podatkowego. Jeżeli takie postępowanie trwa i można je zakończyć na podstawie zgromadzonego materiału, przepisy przewidują wydanie decyzji w celu uwzględnienia jej wyniku w zaświadczeniu. Jeżeli natomiast zakończenie postępowania przed upływem terminu na wydanie zaświadczenia nie jest możliwe, urząd nie może wyłącznie z tego powodu odmówić wydania dokumentu — powinien zamieścić w nim informację o prowadzonym postępowaniu.

W praktyce problem może wynikać również z niezaksięgowanej jeszcze wpłaty, błędnie wykonanego przelewu, nieuregulowanych odsetek albo rozbieżności wynikającej z korekty deklaracji. Jeżeli zaświadczenie jest potrzebne w konkretnym terminie, warto więc wcześniej sprawdzić dostępne w e-US informacje o rozliczeniach i zaległościach.

Co się stanie, jeśli przedsiębiorca ma zaległość podatkową?

Samo istnienie zaległości nie oznacza, że urząd nie może wydać żadnego dokumentu. ZAS-W jest bowiem zaświadczeniem o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającym stan zaległości. Jeżeli z danych urzędu wynika zadłużenie, treść dokumentu może wskazywać istniejącą zaległość zamiast potwierdzać jej brak.

Trzeba jednak odróżnić możliwość wydania informacji o stanie zaległości od sytuacji, w której podatnik żąda dokumentu o konkretnej, niezgodnej ze stanem faktycznym treści. Organ nie może poświadczyć, że podatnik nie zalega z podatkami, jeżeli z jego danych wynika coś przeciwnego. Odmowa wydania zaświadczenia albo wydania zaświadczenia o żądanej treści następuje w formie postanowienia, na które przysługuje zażalenie.

Jeżeli dokument jest potrzebny bankowi, leasingodawcy lub zamawiającemu, który wymaga całkowitego braku zadłużenia, zaświadczenie wykazujące zaległość może nie spełnić jego wymagań. W takiej sytuacji należy najpierw wyjaśnić źródło zaległości i — jeśli jest prawidłowa — uregulować ją wraz z należnymi odsetkami, a następnie wystąpić o aktualne zaświadczenie.

A co jeśli podatek został rozłożony na raty?

W tym przypadku przepisy przewidują istotny wyjątek. Jeżeli zapłata zaległości podatkowej wraz z odsetkami została odroczona albo rozłożona na raty, podatnika do czasu upływu nowych terminów płatności traktuje się na potrzeby ZAS-W jako osobę, która nie posiada zaległości podatkowych. Wynika to z art. 306e § 5 Ordynacji podatkowej.

Oznacza to, że prawidłowo wykonywana decyzja ratalna albo decyzja o odroczeniu zapłaty nie musi uniemożliwiać otrzymania zaświadczenia o niezaleganiu. Kluczowe jest jednak niedopuszczenie do upływu nowych terminów płatności.

Na żądanie wnioskodawcy w zaświadczeniu można dodatkowo wskazać informacje o podatkach, których termin płatności został odroczony albo których zapłatę rozłożono na raty.

Czy zaświadczenie obejmuje także ZUS?

Nie. Zaświadczenie ZAS-W dotyczy zobowiązań podatkowych i nie potwierdza braku zadłużenia z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

Jeżeli bank, leasingodawca, urząd albo zamawiający wymaga potwierdzenia zarówno sytuacji podatkowej, jak i składkowej przedsiębiorcy, potrzebne będą dwa odrębne dokumenty: zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach oraz zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek wydawane przez ZUS.

Warto również pamiętać, że nie wszystkie podatki są obsługiwane przez urząd skarbowy. W przypadku zobowiązań lokalnych, takich jak podatek od nieruchomości, właściwym organem podatkowym jest gmina lub miasto.

Czy można uzyskać zaświadczenie dotyczące kontrahenta?

Informacje o zaległościach podatkowych innego przedsiębiorcy nie są publicznym rejestrem dostępnym dla każdego. Jeżeli chcesz zweryfikować sytuację podatkową kontrahenta, właściwa jest odrębna procedura dotycząca zaświadczenia o sytuacji innego przedsiębiorcy, a nie zwykły wniosek o własne ZAS-W. Ministerstwo Finansów udostępnia dla takiej sprawy osobny wzór wniosku.

Ordynacja podatkowa przewiduje możliwość wydania określonych informacji między innymi kontrahentowi podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, ale zasadniczo wymaga to zgody podatnika, którego zaległości mają zostać ujawnione. Podobna zasada dotyczy niektórych instytucji udzielających kredytów.

Nie można więc traktować ZAS-W jako odpowiednika publicznej wyszukiwarki, w której bez wiedzy przedsiębiorcy sprawdzi się jego całe zadłużenie wobec fiskusa.

Najczęstsze błędy przy składaniu wniosku

Najczęstsze problemy nie wynikają z samej procedury, lecz z pomylenia rodzaju dokumentu lub sposobu jego uzyskania. Przedsiębiorcy mylą ZAS-W z formularzem wniosku, składają papierowy wniosek i zapominają o opłacie skarbowej, próbują działać w e-US za inną osobę bez PPO-1 albo zakładają, że samo UPL-1 wystarczy księgowej do załatwienia każdej sprawy podatnika.

Warto również pamiętać o formie elektronicznego zaświadczenia. Jeżeli dokument został otrzymany w e-Urzędzie Skarbowym jako plik elektroniczny, to właśnie ten plik jest właściwym dokumentem i powinien zostać przekazany odbiorcy w formie elektronicznej.

Dobrym rozwiązaniem jest także wcześniejsze sprawdzenie stanu rozliczeń. Pozwala to wychwycić niewielką zaległość, niezaksięgowaną wpłatę albo odsetki jeszcze przed momentem, w którym dokument będzie potrzebny bankowi, leasingodawcy czy zamawiającemu.

Wniosek o niezaleganie z US – najważniejsze zasady

Najprostszym sposobem uzyskania zaświadczenia jest obecnie e-Urząd Skarbowy lub aplikacja e-US. Wniosek składa się tam online, a ZAS-W jest wydawane bez opłaty skarbowej. Przy wniosku papierowym lub przesłanym przez e-Doręczenia opłata wynosi zasadniczo 21 zł za każdy egzemplarz.

Urząd powinien załatwić sprawę bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w ciągu 7 dni od złożenia wniosku, choć elektroniczne zaświadczenie może być dostępne znacznie szybciej. Sam dokument potwierdza natomiast sytuację podatnika na dzień jego wydania, dlatego nie ma jednego ustawowego okresu jego ważności.

Jeżeli zaświadczenie jest potrzebne do kredytu, leasingu, przetargu czy ważnej transakcji, najlepiej wystąpić o nie możliwie blisko terminu, w którym ma zostać przedstawione. Warto też wcześniej upewnić się, czy odbiorca wymaga wyłącznie ZAS-W, czy również osobnego zaświadczenia z ZUS.